Entre les bons de commerce, les factures fournisseurs et le suivi des stocks, la gestion des achats peut être négligée. D’où le choix de nombreuses entreprises d’e-commerce dans l’adoption d’une application afin de mieux gérer les achats. Découvrez dans cet article les prérogatives dans l’utilisation des solutions logicielles.
Pourquoi opter pour ce nouvel outil digital ?
L’objectif principal de ce genre d’application est d’accompagner les jeunes entreprises afin d’accroître leur productivité. La plupart du temps en mode SaaS, l’application de gestion de vos achats permet d’allouer un budget spécifique à chaque poste de dépenses. Le Web regorge d’applications de ce genre, comme celle de la plateforme softyflow de gestion des demandes d’achat. Des factures aux fournisseurs, en passant par les commandes, les livraisons ou les nouveaux besoins de l’entreprise, cette application peut tout gérer. Il vous suffit d’entrer les informations nécessaires et le logiciel CRM utilise sa base de données pour réaliser toutes les tâches que vous demandez. Par ailleurs, l’utilisation de la solution ERP et CRM vous procure une valeur concurrentielle par rapport aux autres entreprises. Vous devez juste faire attention à bien crypter vos données afin de ne pas vous faire hacker. Si possible, faites appel à un informaticien professionnel.
Comment déterminer un bon logiciel de gestion financière ?
La gestion comptable et financière n’est pas une mince affaire. Ce n’est pas pour rien que certaines personnes passent des années à l’université afin de devenir des experts en la matière. Un logiciel de comptabilité doit répondre aux normes de retranscription de tout ce qui concerne les achats et les approvisionnements. De sorte que vous n’aurez pas à effectuer des calculs compliqués pour évaluer le seuil de rentabilité de votre activité. Il suffit d’insérer le paramétrage adéquat. Par ailleurs, votre outil de gestion digitale doit être lisible par l’ensemble de vos prestataires et collaborateurs. Outre la fonction d’achat, l’avancement de la gestion de la relation client, la trésorerie et le réapprovisionnement constituent également des points essentiels à vérifier constamment. Votre logiciel ERP et votre CRM doivent être capables de sécuriser cela, tout en étant un outil d’aide efficace à la décision des dirigeants.
Quelques fonctionnalités à exiger de l’application de gestion des achats
Le premier critère à exiger pour tout logiciel de gestion d’entreprise est sa compatibilité par rapport aux autres outils de gestion. Il ne sert à rien d’acheter une application de ce genre alors que vous n’avez même pas accès aux informations que vous recherchez, à cause d’une incohérence dans le système d’information. Il existe toute une liste des fonctionnalités essentielles pour le pilotage de l’entreprise et la centralisation des données :
• Les budgets nécessaires et leur processus de gestion
• La consommation de chaque poste budgétaire
• Les appels d’offres
• Les délais et commandes fournisseurs
• Les procédures administratives obligatoires
• Les commandes d’achats et les délais de livraison
Par ailleurs, vous ne devez pas non plus négliger le prix de votre application. Méfiez-vous des logiciels ERP et EBP gratuits si vous voulez bénéficier d’une utilisation optimale. Néanmoins, vous n’avez pas non plus à dépenser une fortune, compte tenu des autres charges que vous devez régler.